案内サンプル文

自転車

この2週間続けて、自分が企画したポタとツーリングを久しぶりに実施しました。明日も予定したいたが、この雪でキャンセルになってしまった。
OPEN募集はかけませんでしたが、参加者は、初めて一緒に走る人、すごい久々に走る人、先月一緒に走った人などいらっしゃいました。
参加される方に対して、下記のような案内サンプル文のメールをイベントの数日前に出しています。
もし、初めて幹事をこれからする人の為に、何かの役にでもたてばと思いアップしておきます。(最低限、幹事の方は、事故発生を想定して、参加者の本名のフルネームと緊急連絡先は把握しておく必要があると思いますヨ。例えば、走っていて参加者の1人が車にはねられ意識不明になった時に救急車が到着してハンドルネームしか知らないのではすまされないと思います。)
逆にこういう情報があったほうがいいのでは？というのがあればアドバイスお願いします。
先々週のポタが5人、先週のツーリングが6人と、これぐらいの人数の方がまとまって行動しやすかったですね。まあ、足並みも揃っていたメンバーが参加して頂いたというのもありますね。正直、自分が幹事でハンドリングできるのは、このぐらいの人数がMAXかな。そうじゃないと何より、自分が楽しめなくなっちゃうもんね。食事するのも人数多いと時間もかかり、走る時間がスポイルされてしまう。パンクする確率も、メカトラが発生する確率も参加者が多くなれば増えるのである。
あるオフ会では、整備不良の自転車や脚力不足で参加して（こんなので参加するのは他の参加者に対して失礼に当たると思いますが）トラブル発生や行程に時間がかかり予定していたスケジュールが押してしまい幹事さん泣かせの参加者もいたらしい。
だから、オフ会で大人数の参加者をまとめて無事にイベントを終了させている幹事さんは凄いと思います。いつも参加者側の人たちは、幹事さんを思っている以上にリスペクトすべきだと思います。ボランティアでやられているわけですからね。まあ、1回でも幹事側で実施してみると立場がわかるのでやってみた方がいいかもですね。



●XXXXツーリング案内
参加者
Aさん、Bさん、Cさん、Dさん、Eさん、NARU
日時 XX/XX (X曜日）
時間 XX時XX分までに下記コンビニまで集合してもらい、簡単な自己紹介、ブリーフィングの後、出発します
集合場所は、
ABCDコンビニ　XX店 住所：XX市XX区XX町111
駐車場はXX公園の駐車場が利用可能です。駐車代無料。http://XXXXX
お昼はXXXXにて予定しています。http://r.tabelog.com/XXXX

スピードは、25km/hぐらいで走る予定にしておりますが、速い場合は言ってください。
コースは100kmちょっととなります。
休憩などで停まる場所は、25kmで休憩、50kmでランチ、75kmで休憩、100kmで駐車場orスタート時のコンビニとしています。
途中、景色の良いところがあれば、一時停止して撮影タイムもありかなと思っております。

コース
http://latlonglab.yahoo.co.jp/route/XXXX
地図付きGPS持っている人は、ルートをGPSにアップロードしといてくださいませ。（ロスト防止）

基本的に私が先頭を走りますが、曲がる箇所では、最後尾を確認するようにします。切れた時には止まりませんが、追いつける程度でゆっくり走りながら先に行きますので、信号は無視しないようにしてください。もし、独りで千切れたら、道なりに走ってください。
誰もいない十字路では直進してください。十字路で右左折が発生する場合には必ず、誰か残すか全員で待ちますので安心してください。
少ない人数なので、ロストは発生しないと思いますが、このルールで走っているので頭の隅にでもいれておいてください。
（他のオフ会でも、このルールが適用されてるとは思いませんので御注意ください。私が幹事の時とか仲間と走る時は、このルールでやってます。）
ライトとカギとスペアチューブと輪行袋は持参してくださいませ。
出発前にちゃんと空気圧も確認してくださいね。<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<重要>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
最後に事故がなければ不要となるものですが、もしもの時の為に名前(ふりがなつきで)、住所、緊急連絡先、などの書いた紙を財布に入れとくか、サドルバッグの中にいれておいてください。私は、サドルバッグの名札の裏に書いてあるので、私がもしもの時には、名札をひっくり返して対応をお願いします。<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

当日の私への連絡先
PHS　XXX-XXXX-XXXX
MAIL XXXXXXXXX@XXXXX.com(PHSに常時転送しているので、こちらでOKです)